Pengembangan Bisnis / Strategi & Solusi Teknologi Informasi

NAMA KELOMPOK :
1. Desi Triwulansari    (1310108136)
2. Nurul Elania            (1310108282)
3. Oktaviana Dian C    (1310108502)
4. Zaka Yahya Putra    (1310108394)

7.1  Dasar Perencanaan

EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN

1.      Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.

Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya secara tidak efektif

2.      Merumuskan keadaan saat ini.

Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan

4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.

Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik

Alasan-alasan Perlunya Perencanaan

Manfaat perencanaan :

·         Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

·         Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-maslah utama.

·         Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

·         Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

·         Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

·         Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantar berbagai bagian organisasi.

·         Membuat tjujan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

·         Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

·         Menghemat waktu , usaha dan dana.

Kelemahan perencanaan

1.      Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

2.      Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

3.      Perencanaan mungkin terlalu mambatasi manajenen untuk berinisiatif dan berinovasi.

4.      Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan

      penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

5.      Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten

TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA

Paling sedikit ada lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana sebagai berikut :

1.      Bidang fungsional mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.

2.      Tingkatan operasional termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.

3.      Karateristik-karakteristik (sifat) rencana meliputi, faktor-faktor komplektifitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.

4.      Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.

5.      Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dsb.

Ada dua  tipe utama rencana:

1.      Rencana-rencana Strategik/strategic plan yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas mengimplemantasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.

2.      Rencana-rencana Operasional/operational plan penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategic akan tercapai.

7.2 Tantangan implementasi

            Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

·         Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.

·         Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

·         Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.

Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun ada beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas mengurangi nilai organisasi.

Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan menciptakan kondisi deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada atau terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa diandalkan. Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan system informasi bersifat kontinu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people power untuk kehidupan yang lebih baik.

7.3 Pengembangan Sistem Bisnis

            Ketika pendekatan system untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi system informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan system informasi atau pengembangan aplikasi.  Hal ini menunjukkan bahwa pendekatan system dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).

·         Memulai proses Pengembangan system

Studi kelayakan

Adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan proyek yang di usulkan.

Tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi system alternative dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling di inginkan untuk dikembangkan.

Kelayakan sendiri dibagi menjadi 4 :

-          Kelayakan organisasional

-          Kelayakan ekonomi

-          Kelayakan teknis

-          Kelayakan operasional

·         Analisis system

Merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional (functional requirement) yang digunakan sebagai dasar untuk desai system informasi baru.

Analisis sendiri dibagi menjadi 3 :

-          Analisis organisasional

-          Analisis system yang ada

-          Analisis persyaratan fungsional

·         Desain system

Menentukan bagaimana system akan memenuhi tujuan kebutuhan informasi pemakai.

Desain system terdiri atas :

-          Desain interface pemakai

Desain layar, bentuk, laporan dan dialog

-          Desain data

Desain struktur elemen data

-          Desain proses

Desain progam dan prosedur

·         Pengembangan pemakai akhir

Pada pengembangan pemakai akhir, praktisi SI memainkan peran sebagai konsultan,sementara anda melakukan pengembangan aplikasi anda sendiri .

a.       Fokus aktivitas SI

Perlu di ingat bahwa pengembangan pemakai terakhir harus berfokus pada aktifitas dasar dari system informasi yaitu :

Maksud dari gambar di atas yaitu :

-          Input

Data apa yang tersedia,dalam bentuk apa.

-          Pemrosesan

Operasi apa yang dibutuhkan terhadap input untuk menghasilkan output yang di inginkan. Dan software apa yang paling efektif untuk mendukung operasi tersebut.

-          Output

Informasi apa yang dibutuhkan oleh pemakai akhir dan dalam bentuk apa output disajikan.

-          Pengendalian

Pengendali apa yang dibutuhkan untuk melindungi dari kehilangan atau kerusakan tiba-tiba.

-          Penyimpanan

Apakah aplikasi menggunakan data yang disimpan sebelumnya.

b.      Melakukan pengembangan pemakai akhir

Mengembangkan cara baru atau cara yang lebih baik untuk melakukan tugas anda tanpa keterlibatan langsung dari ahli system informasi.

Software pemakai akhir telah menjadikan lebih mudah digunakan bagi banyak pemakai untuk mengembangkan sulusi berbasis computer.

Contohnya : alat pengembangan situs web yang digunakan untuk membantu anda mengembangkan, memperbaharui, dan mengelola situs web intranet untuk unit bisnis anda.

7.4 Implementasi system bisnis

Implementasi adalah langkah langkah dalam pengembangan teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Gambaran umum proses implementasi. Aktivitas implementasi yang dibutuhkan untuk mengubah system informasi yang baru dikembangkan menjadi system operasional bagi pemakai akhir.

a.       Mengevaluasi hardware,software, dan layanan

Bagaimana perusahaan mengevaluasi dan memilih hardware, software, dan layanan TI? 

Dengan cara perusahaan besar meminta pemasok untuk menyajikan tawaran dan proposal berdasarkan spesifikasi system yang dikembangkan pada saat tahap desain pengembangan system. Karakteristik minimal untuk kinerja dan fisik semua hardware dan software ditentukan dengan membuat daftarnya dalam dokumen yang diaebut permintaan proposal atau permintaan daftar harga, lalu mereka mengirim proposal itu kembali kepemasok yang sesuai, yang menggunaknnya sebagai dasar untuk menyipkan usulan persetujuan pembelian.

b.      Aktivitas implementasi lainnya

Kunci utama agar implementasi system bisnis yang baru dapat berhasil:

1.      Pengujian

Pengujian merupakan peninjauan tampilan, laporan dan output lainnya dari prototype.

2.      Konversi data

Merupakan salah satu aktivitas implementasi yang paling penting dan yang dibutuhkan ketika menginstal software baru.

3.      Dokumentasi

Yaitu metode komunikasi antara orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengimplementasikan dan memelihara system berbasis komputer. Contohnya : layar tampilanentry data, formulir dan laporan.

4.      Pelatihan

Merupakan aktivitas mendidik manajer dan pemakai akhir mengenai dampak teknologi yang baru terhadap manajemen dan operasional bisnis usaha.

Daftar Pustaka

-          http://rezkyevlynputra.blogspot.com/2011/12/proses-perencanaan-dan-empat-tahap.html

-          Falahah, Dhewanto Wawan , ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung, 2007

-          O’brien, James A.management information system. Mcgraw Hill. 2004