SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

NAMA KELOMPOK :
1. Desi Triwulansari    (1310108136)
2. Nurul Elania            (1310108282)
3. Oktaviana Dian C    (1310108502)
4. Zaka Yahya Putra    (1310108394)

9.1 Pendahuluan, apakah SIM ?

Pendahuluan :

Sistem informasi manajemen  (SIM) adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Subunit dapat didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen.

                SIM mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar komputer tersedia untuk semua pemecahan masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatnya dan berfungsi seperti yang diinginkan, SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.

Apakah SIM ?

Pada pertengahan 1960-an, sebagian besar perusahaan besar akhirnya mengatasi kesulitan penerapan komputer awal mereka. Pengetahuan tentang komputer di dalam perusahaan terbatas pada sejumlah kecil spesialis informasi, dan para spesialis itu tidak memiliki pengalaman nyata dalam mengarahkan penerapan melalui langkah-langkah dari siklus hidup sistem. Pencapaian berlangsung lambat-dengan trial and error.

Usaha Awal SIM

Dengan berfungsinya SIA, baik spesialis informasi perusahaan maupun perusahaan manufaktur komputer ingin agar kegiatan komputer terus berlanjut, sehingga mereka mencari berbagai area aplikasi baru. Selama bertahun-tahun teknologi yang ada-key driven dan punched-card machines-tidak mampu menyediakan informasi manajemen.

Perusahaan yang mencoba SIM pertama menyadari sebaliknya. Penghalang besar ternyata adalah para manajer. Sebagai suatu kelompok, mereka sama sekali tidak mengerti komputer. Mereka mengetahi tugas mereka, dan mereka telah mengembangkan pendekatan mereka sendiri dalam memecahkan masalah, tetapi mereka kurang memikirkan peran informasi dalam kegiatan mereka. Akibatnya, para manajer sulit mengungkapkan secara tepat apa yang mereka perlukan dari SIM.

Definisi SIM

Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakn informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal-perusahaan atau subunit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan.

Model SIM

Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggungb jawab memecahkan masalah perusahaan.

9.2 Konsep Subsistem Informasi Organisasi

Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup seluruh perusahaan, manajer di are-are tertentu mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka. Sistem-sistem informasi fungsional ini, atau subset-subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area-area fungsional, mendapatkan publikasi luas dibeberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran sistem informasi fungsional, dan banyak usaha yang dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan komputer ke seluruh operasi pemasaran.

Area manufaktur juga menerima pengolahan komputer dan menerapkan teknologi itu baik sebagai sistem informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam sistem manufaktur fisik. Usaha untuk menerapkan komputer sebagai sistem konseptual biasanya tidak muncul dibawah nama sistem informasi manufaktur. Sebaliknya, digunakan nama-nama seperti material requirements planning (MRP) dan computer integrated manufacturing (CIM). Bidang keuangan juga tidak memperoleh sebutan sistem informasi keuangan, walau sistem informasi berbasis komputer dalam bidang ini sudah umum.

Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan sistem informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah yang paling banyak mendapat perhatian. Istilah sistem informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS) dan sistem manajemen sumber daya manusia (human resources management system-HRMS) sudah umum.

9.3 Perangkat Lunak Penulisan Laporan

                Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program-program yang menghasilkan laporan periodik dan khusus. Jika anda mengambil suatu laporan dari meja seorang manajer, anda tidak dapat membedakan apakah itu merupakan laporan periodik atau khusus. Keduanya akan tampak sama persis. Yang membedakannya adalah cara terpicunya.

                Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu. Contohnya adalah analisis penjualan bulanan merurut pelanggan. Karena laporan-laporan seperti ini dahulu merupakan ciri punched-card dan key-driven system sebelum era komputer, mereka menyediakan semua output informasi dari SIM awal.

                Laporan khusus disiapkan bila sesuatu yang luar biasa terjadi. Contohnya adalah laporan kecelakaan, contoh lain adalah jawaban atas database query. Laporan khusus memiliki ciri kekinian yang biasanya tidak terdapat dalam laporan periodik. Laporan khusus dapat menjelaskan sesuatau yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, dan dapat membahas topik yang merupakan minat tertentu pemakai pada saat ini.

Menyatukan Management by Exception ke dalam laporan

                Dalam model ini pengolah informasi membandingkan kinerja aktual dan standar dan memberitahukan manajer jika kinerja menyimpang dari batas yang dapat diterima. Management by Exception dapat disatukan ke dalam laporan melalui empat cara.

1.       Menyiapkan Laopran Hanya Jika Terjadi Perkecualian, ini merupakan teknik yang menyatu di dalam model sistem umum, dan laporan penghasilan lembur.

2.       Menggunakan Urutan Laporan Untuk Menyoroti Perkecualian, catatan-catatan laporan dapat disortir menjadi urutan menaik atau menurun bedasarkan satu atau beberapa field kunci, sehingga menarik perhatian pemakai pada catatan tertentu.

3.       Mengelompokkan Perkecualian Bersama-sama,  laporan dapat dirancang sehungga manajer dapat mencari perkecualian pada area-area tertentu.

4.       Menunjukkan Varians Dari Normal, tampilan layar lebih disukai karena kecepatan dan warna. Bila pemakai ingin salinan permanen dari tampilan, ia dapat mencetak laporan hardcopy.

9.4 Pembuatan Model Matematika

                Model adalah penyederhanaan dari sesuatau; model menggambarkan fenomena—suatu objek atau suatu kegiatan. Fenomena itu disebut entitas. Jika model menggambarkan suatu perusahaan, perusahaan itu adalah entitasnya. Ada empat jenis model :

1.       Model fisik adalah model yang berwujud tiga dimensi, biasanya lebih kecil dari entitasnya. Contohnya adalah model tanah liat dari suatu mobil baru yang dibuat oleh perancang.

2.       Model narasi adalah penjelasan tertulis atau lisan dari sesuatu, karena itu model narasi tidak diragukan lagi merupakan model yang paling populer digunakan dalam bisnis.

3.       Model grafik adalah suatu diagram, umumnya dua dimensi. Grafik dan bagan adalah contohnya.

4.       Model matematika adalah rumus matematika.

9.5 Simulasi

                Tindakan menggunkan model disebut simulasi. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan pemecahan masalah. Ada empat tahapan dalam simulasi :

a.       Skenario model

Istilah skenario digunakan untuk menjelaskan kondisi yang mempengaruhi simulasi.

b.      Variabel keputusan

Nilai-nilai input yang manajer masukkan untuk mengukur dampaknya pada entitas dikenal sebagai variabel keputusan.

c.       Teknik simulasi

Model suboptimisasi perlu dilaksanakan berulang-ulang, mencari kombinasi variabel keputusan yang menciptakan hasil memuaskan.

d.      Format output simulasi

Merupakan suatu praktek yang baik untuk menyertakan elemen-elemen skenario dan variabel-variabel keputusan pada layar atau halaman yang sama dengan output.

Contoh Pembuatan Model

                Eksekutif perusahaan mungkin menggunakan model matematika untuk membuat beberapa keputusan penting. Mungkin eksekutuf itu ingin mensimulasikan dampak dari :

1.       Harga pokok

2.       Jumlah investasi pabrik yang diperlukan untuk menyediakan kapasitas untuk memproduksi produk tersebut

3.       Jumlah yang perlu diinvestasikan dalam kegiatan pemasaran seperti periklanan dan penjualan langsung

4.       Jumlah yang perlu diinvestasikan dalam litbang (penelitian dan pengembangan)

9.6 Keuntungan Dan Kerugian Pembutan Model

                Keuntungan pembuatan model :

1.       Proses pembutan model dapat menjadi pengalaman belajar.

2.       Kecepatan proses simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat.

3.       Model menyediakan daya predisi—suatu pandangan ke masa depan

4.       Model lebih murah

Sedangkan kerugiannya :

1.       Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan menghasilkan suatu model yang tidak menagkap semua pengaruh pada entitas.

2.       Keahlian matematika tingkat tinggi diperlukan untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks.

Output Grafis

                Output laporan dan model dapat dihasilkan dalam bentuk tabel dan grafis. Grafik baik digunakan jika :

a.       Mencari ikhtisar data secara tepat

b.      Mendeteksi trend dari waktu ke waktu

c.       Meramal (forecasting) kegiatan

d.      Mencari gambaran yang relatif sederhana dari sejumlah besar informasi

9.7 SIM Dan Pertimbangan Faktor Manusia

                Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia (human factors consideration)

Rasa Takut Sebagai Dasar Pertimbangan Manusia

                Para pegawai dari perusahaan yang memasang sistem pengolahan data pertama mengalami rasa takut. Mereka takut bahwa komputer akan membuta mereka diberhentikan, dan dibeberapa perusahaan itu memang terjadi. Namun, bahkan diperusahaan yang manajemennya tidak berniat mengantikan orang dengan komputer, para pegawainya masih tidak percaya dan khawatir.

è Bagaiman Pegawai Mengungkapkan Rasa Takut Mereka

Tanggapan terbaik para pegawai adalah mengungkapkan secara terbuka ketakutan mereka kepada manajemen. Namun, sering para pekerja menyimpan ketakutan mereka dan diam-diam menyabot sistem.

è Bagaimana Manajer Mengungkapkan Rasa Takut Mereka

Para manajer juga memiliki ketakutan sendiri. Kadang-kadang manajer di sutau rae fungsional tidak ingin berbagi informasi dengan yang lain. Alasannya adalah mereka telah bersusah payah mengumpulkan informasi dan seharusnya dapat mengendalikan penggunaannya—data itu milik mereka.

è Program Untuk Mengurangi Rasa Takut Dan Dampaknya

Rasa takut di pihak pegawai dan manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

1.       Menggunkan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement)

2.       Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan.

3.       Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialis informasi dan manajemen.

4.       Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

9.8 Menempatkan SIM Dalam Perspektif

                SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya menyediakan informasi bagi manajemen—karena itu dinamakan Sistem Informasi Manajemen. Ternyata SIM perusahaan menyediakan informasi bagi orang-orang selain manajer.

SIM Dan Pemecahan Masalah

                SIM dan subsistem-subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam dua cara dasar :

è Sumber daya informasi seorganisasi

SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah .

è Identifikasi dan pemecahan masalah

Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer.

Kelemahan utama SIM adalah tidak terarah pada kebutuhan khusus dari pemecah masalh perorangan.

Daftar Pustaka :

Raymond McLeod, Jr. George Schell.Sistem Infomasi Manajemen. Edisi Kedelapan